Dyrektywa o sygnalistach: nowe obowiązki dla spółek

Ustawa o ochronie sygnalistów, implementująca dyrektywę UE 2019/1937, nakłada na polskich pracodawców szereg nowych obowiązków. Podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób muszą wdrożyć wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń prawa. Za brak wdrożenia grozi grzywna, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialność karna osób zarządzających.

Poniżej przedstawiamy kluczowe zmiany i praktyczne wskazówki wdrożenia, oparte na doświadczeniu naszego zespołu compliance.

Kluczowe zmiany

Zakres przedmiotowy. Ustawa chroni osoby zgłaszające naruszenia prawa w szerokim katalogu dziedzin: zamówienia publiczne, usługi finansowe, bezpieczeństwo produktów, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych, a także interesy finansowe UE.

Zakres podmiotowy. Sygnalistą może być nie tylko pracownik, ale również zleceniobiorca, stażysta, wolontariusz, członek organu spółki, współpracownik na umowie B2B, a nawet były pracownik czy kandydat do pracy. Ochrona rozciąga się także na osoby pomagające sygnaliście.

Ochrona sygnalisty. Ustawa zakazuje działań odwetowych wobec sygnalistów. Zakaz obejmuje rozwiązanie umowy, degradację, obniżenie wynagrodzenia, mobbing, dyskryminację oraz wszelkie inne formy niekorzystnego traktowania. Ciężar dowodu, że dane działanie nie było odwetem, spoczywa na pracodawcy.

Obowiązki pracodawców

1. Ustanowienie wewnętrznego kanału zgłoszeń

Pracodawca musi utworzyć bezpieczny, poufny kanał umożliwiający zgłaszanie naruszeń. Kanał może mieć formę platformy internetowej, dedykowanej skrzynki mailowej, linii telefonicznej lub bezpośredniego spotkania. Kluczowe jest zapewnienie poufności tożsamości zgłaszającego.

2. Opracowanie procedury wewnętrznej

Procedura musi określać sposób składania zgłoszeń, osoby upoważnione do ich przyjmowania i rozpatrywania, termin potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (7 dni), termin udzielenia informacji zwrotnej (3 miesiące) oraz zasady ochrony danych osobowych zgłaszającego.

3. Prowadzenie rejestru zgłoszeń

Każde zgłoszenie musi być zarejestrowane i przechowywane przez okres 5 lat od daty jego przyjęcia. Rejestr podlega ścisłej ochronie danych osobowych.

4. Konsultacje ze związkami zawodowymi

Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe lub przedstawiciele pracowników, procedura wymaga konsultacji. Termin konsultacji wynosi od 5 do 10 dni roboczych.

Praktyczne wskazówki wdrożenia

Krok 1: Audyt stanu bieżącego. Rozpocznij od przejścia istniejących procedur compliance i oceny, czy któreś z nich mogą być rozszerzone o procedury whistleblowingowe. Często firmy mają już politykę antykorupcyjną lub kanał zgłaszania naruszeń etycznych, które mogą stanowić punkt wyjścia.

Krok 2: Wybór kanału zgłoszeń. Rekomendujemy platformę elektroniczną, która zapewnia anonimowość, szyfrowanie komunikacji oraz możliwość prowadzenia dialogu z anonimowym zgłaszającym. Rozwiązanie chmurowe minimalizuje ryzyko wycieku danych.

Krok 3: Wyznaczenie osób odpowiedzialnych. Osoby przyjmujące i rozpatrujące zgłoszenia muszą być niezależne, bezstronne i przeszkolone. W mniejszych organizacjach można zlecić tę funkcję zewnętrznemu podmiotowi (np. kancelarii prawnej).

Krok 4: Szkolenia. Wszyscy pracownicy muszą zostać poinformowani o istnieniu kanału zgłoszeń, procedurze składania zgłoszeń i ochronie, jaka im przysługuje. Kadra zarządzająca wymaga dodatkowego szkolenia z zakresu zakazu działań odwetowych.

Podsumowanie

Wdrożenie procedur ochrony sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale również narzędzie zarządzania ryzykiem. Organizacje, które skutecznie wdrożą kanały zgłaszania naruszeń, zyskują możliwość wczesnego wykrywania nieprawidłowości i minimalizowania ich skutków, zanim przerodzią się w kryzysy reputacyjne lub finansowe.

Qui tacet, consentire videtur. Kto milczy, ten zdaje się zezwalać. Dlatego organizacje potrzebują mechanizmów, które pozwalają pracownikom mówić.