Praca zdalna po nowelizacji, prawa i obowiązki stron

Praca zdalna na stałe weszła do polskiego Kodeksu pracy. Przepisy wprowadzone nowelizacją z 2023 roku nakładają na pracodawców szereg obowiązków, których niedopełnienie może skutkować konsekwencjami prawnymi. W tym artykule wyjaśniam, jak prawidłowo wdrożyć pracę zdalną w firmie.

Formy pracy zdalnej w Kodeksie pracy

Kodeks pracy wyróżnia trzy formy pracy zdalnej:

• Praca zdalna całkowita, wykonywana wyłącznie poza siedzibą pracodawcy
• Praca zdalna częściowa (hybrydowa), częściowo w biurze, częściowo zdalnie
• Praca zdalna okazjonalna, do 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika

Regulamin pracy zdalnej

Pracodawca jest zobowiązany do ustalenia zasad pracy zdalnej w jednym z następujących dokumentów:

• Porozumienie ze związkami zawodowymi
• Regulamin pracy zdalnej (jeśli nie ma związków lub nie dojdzie do porozumienia)
• Polecenie pracodawcy (w szczególnych przypadkach)
• Indywidualne porozumienie z pracownikiem

Regulamin pracy zdalnej to nie formalność. To dokument, który chroni pracodawcę przed sporami z pracownikami. Dobrze napisany regulamin eliminuje większość potencjalnych konfliktów.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawca umożliwiający pracę zdalną musi:

• Zapewnić materiały i narzędzia pracy (laptop, telefon, oprogramowanie)
• Pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych
• Zapewnić pomoc techniczną i szkolenia
• Pokryć inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną

Koszty te mogą być pokrywane w formie ekwiwalentu lub ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracownika.

BHP przy pracy zdalnej

Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP przy pracy zdalnej obejmują:

• Ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej
• Informację o zasadach BHP przy pracy z monitorem ekranowym
• Szkolenie BHP (może odbywać się online)
• Oświadczenie pracownika o spełnieniu warunków BHP w miejscu pracy zdalnej

Prawo do odłączenia

Choć polskie prawo nie reguluje jeszcze wprost „prawa do odłączenia” (right to disconnect), praktyka i orzecznictwo zmierzają w kierunku ochrony czasu wolnego pracownika. Pracodawcy powinni:

• Określić godziny pracy zdalnej i ich przestrzegać
• Nie wymagać dostępności poza godzinami pracy
• Unikać wysyłania poleceń służbowych poza godzinami pracy

Praca zdalna okazjonalna

Pracownik może wnioskować o pracę zdalną okazjonalną w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. W tym trybie:

• Nie jest wymagany regulamin pracy zdalnej
• Pracodawca nie musi pokrywać kosztów (ekwiwalentu)
• Wniosek pracownika może być złożony w formie elektronicznej
• Pracodawca może odmówić tylko z uzasadnionych przyczyn